25 tâches administratives à externaliser en premier

Vous souhaitez gagner rapidement du temps sans embauche ? Voici la liste des tâches que les dirigeant·e·s de PME confient en priorité à un assistant virtuel Déleg pour améliorer le cash, réduire la charge mentale et standardiser les processus.

Avant de commencer

Le bon point de départ : des tâches répétitives, à forte visibilité, avec un impact direct sur le cash et l’organisation. Nous les avons classées par blocs pour faciliter votre déploiement.

Facturation & encaissement

Tâches à déléguer

Factures envoyées en retard, relances irrégulières, pression sur la trésorerie.
Agenda débordé et emails qui s’accumulent.
Pièces comptables dispersées, contrôle qualité incohérent.
Manque de standardisation : pas de SOP, pas d’indicateurs simples pour piloter.

Résultats attendus

DSO en baisse, retards divisés par deux en 60–90 jours.
Visibilité hebdo sur “émis / encaissé / en retard”.
Moins de relances “émotionnelles”, plus de rigueur et de courtoisie.

Pré-comptable & documents

Tâches à déléguer

Collecte des pièces (reçus, factures fournisseurs) et classement Drive.
Vérification des libellés / montants / taxes.
Préparation des lots pour la tenue comptable.
Rapprochements simples et contrôle qualité.

Résultats attendus

Dossier propre pour le comptable, moins d’allers-retours.
Temps de direction récupéré sur la paperasse.

Support commercial & CRM

Tâches à déléguer

Réponses aux demandes entrantes avec modèles validés.
Mises à jour CRM : statut, prochaines étapes, notes de réunion.
Relances de devis / propositions.
Qualification légère (check-list) avant rendez-vous.

Résultats attendus

Pipeline à jour, taux de conversion en hausse.
Moins d’occasions perdues par oubli.

Quelles tâches prioriser ? (matrice rapide)

Tâche

Fréquence

Impact cash

Sensibilité

Priorité

Envoi factures hebdo

Élevée

Fort

Faible

Immédiat

Relances J+7/J+14/J+21

Élevée

Fort

Moyenne

Immédiat

Collecte pièces pré-comptable

Moyenne

Moyen

Faible

Court terme

Mise à jour CRM & relance devis

Moyenne

Moyen

Moyenne

Court terme

Reporting hebdo 3–5 KPI

Hebdo

Indirect

Faible

Court terme

Lecture : commencez par les tâches à fort impact cash et faible sensibilité (factures, relances, pièces). Les tâches sensibles (juridique, RH confidentiel, tarifs négociés) restent côté direction.

Déploiement en 30–60–90 jours

Jours 1–30

Audit des flux, accès outils, modèles email, calendrier des envois/relances.

Jours 31–60

Prise en charge récurrente (factures, relances, CRM), contrôle qualité hebdo.

Jours 61–90

Automatisations simples, tableaux de bord, bilan des heures récupérées & DSO.

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